Dobry piknik firmowy zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu rozstawienia namiotów. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie celu wydarzenia, grupy uczestników i przewidywanej skali, a następnie dobierać rozwiązania techniczne oraz program Zupełnie inną strukturę będzie miało duże wydarzenie integracyjne z rozbudowanym programem, dlatego wybieranie atrakcji bez wcześniejszej analizy rzadko jest najlepszym punktem wyjścia. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a osoba odpowiedzialna za event może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Dobry piknik zaczyna się od właściwych pytań
Pierwszą pokusą podczas planowania bywa wybieranie najbardziej efektownych punktów programu, choć bezpieczniej najpierw określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien uwzględniać różne grupy wiekowe. Gdy priorytetem pozostaje budowanie relacji między pracownikami większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Celem nie powinno być zebraniu maksymalnej liczby atrakcji, lecz na stworzeniu rytmu wydarzenia odpowiadającego potrzebom uczestników.
Przed rozpoczęciem właściwych przygotowań należy przemyśleć ramy czasowe wydarzenia, sposób dojazdu oraz to, czy uczestnicy mają podążać za scenariuszem, czy korzystać z atrakcji we własnym tempie. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Jeśli brief jest aktualizowany dopiero tuż przed wydarzeniem, łatwo o niepotrzebne poprawki, dodatkowe koszty i problemy logistyczne.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Sama estetyka lokalizacji nie przesądza o jej funkcjonalności. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także zaplecza sanitarnego. Braki infrastrukturalne można uzupełnić, ale powinny być uwzględnione już podczas kalkulacji Nie mniej istotne pozostaje oddzielenie aktywności wymagających większej przestrzeni od części wypoczynkowej.
Praktyczny plan terenu powinien uwzględniać obszar aktywności, wypoczynku oraz obsługi technicznej. Część programu wymaga dostępu do zasilania, dlatego nie powinno się rozmieszczać ich dopiero podczas montażu. Gdy program odbywa się równolegle w różnych częściach terenu, trzeba ograniczyć wzajemne zakłócanie się poszczególnych punktów programu. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Kto odpowiada za logistykę, gdy w wydarzeniu uczestniczy wielu dostawców?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę organizacja pikników firmowych, a kolejnym krokiem staje się zestawienie różnych ofert. Najbardziej użyteczne porównanie nie powinno jednak ograniczać się do najniższej ceny. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak lokalizacja i infrastruktura, program i atrakcje czy zabezpieczenie pogodowe. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Jeżeli catering, scena, atrakcje i infrastruktura pochodzą od różnych dostawców, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o problemy z dostępem do terenu. Im większa impreza, tym mniej miejsca pozostaje na improwizację dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Co zrobić, gdy dzień pikniku nie przebiega zgodnie z założeniami?
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Zapasowy scenariusz nie powinien być oznaki przesadnej ostrożności, lecz zabezpieczeniem ciągłości wydarzenia. Trzeba ustalić, które atrakcje mogą działać podczas lekkiego deszczu, a także jak zostanie zmieniony harmonogram.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także chwilową niedostępność wybranej atrakcji. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale da się wcześniej ustalić sposób reagowania na najbardziej prawdopodobne trudności. Przydatne okazuje się przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Udane wydarzenie nie wynika automatycznie z liczby zamówionych elementów. Znacznie ważniejsze są dopasowanie programu do uczestników, realistyczny harmonogram i gotowość na zmianę warunków. Kiedy te elementy tworzą jeden system, uczestnicy mogą po prostu korzystać z wydarzenia a osoba odpowiedzialna po stronie firmy nie spędza całego dnia na gaszeniu problemów.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Tekst Sponsorowany+